Notowanie i Kategoryzowanie Wydatków

Budżet domowy - kategoryzowanie i notowanie wydatków

Budżet to podstawa osobistych i rodzinnych finansów. Dla wielu osób to wciąż nieprzyjemny obowiązek polegający na czasochłonnym spisywaniu wydatków, jednak nie zawsze muszą to być tak negatywne skojarzenia.

Każdy z nas powinien przynajmniej przez jakiś czas prowadzić zestawienie dochodów i wydatków, aby nie tylko wiedzieć, jakie są koszty utrzymania, ale także aby racjonalnie zaplanować wykorzystanie swoich pieniędzy.

W pierwszym z artykułów o budżecie domowym zajmiemy się kwestią spisywania wydatków i przypisywania ich do kategorii. W tekście znajdziesz przydatne wskazówki, które mogą Ci pomóc w stworzeniu własnego zestawienia dochodów i wydatków. W kolejnych artykułach przyjrzymy się już tworzeniu budżetu i planowaniu wydatków oraz aplikacjom do zarządzania finansami domowymi.

Po co nam budżet domowy?

Miesięczne zestawienie dochodów i wydatków to podstawowe narzędzie do kontroli naszych finansów. Wielu osobom wciąż kojarzy się to wyłącznie ze zbieraniem rachunków i planowaniem każdej złotówki, jednak budżet domowy ma wiele zalet i użytecznych cech:

  • Pozwala nam poznać nasze nawyki zakupowe – dzięki rzetelnej analizie wydatków możemy dowiedzieć się, na co najczęściej wydajemy pieniądze. Taka wiedza pozwala nam poznać nasze dobre i złe nawyki, np. częste jedzenie na mieście, wizyty w kawiarniach czy regularne wydawanie pieniędzy na przyjemności lub zbędne drobiazgi.
  • Pozwala zdiagnozować problemy z wydatkami – domowy budżet może także pomóc zoptymalizować wydatki. Jeśli z naszych obserwacji wynika, że wydajemy więcej, niż zarabiamy, warto przyjrzeć się stałym i zmiennym wydatkom oraz sprawdzić, które kategorie generują najwięcej kosztów. Dzięki takiej analizie łatwiej będzie znaleźć potrzebne oszczędności bez drastycznego spadku poziomu życia.
  • Pozwala na spokojne planowanie wydatków – budżet opiera się nie tylko na samym wydawaniu pieniędzy, ale także na planowaniu tych wydatków. Jeśli znamy już nasze przyzwyczajenia zakupowe, to możemy spokojnie zastanowić się, na co przeznaczyć nasze dochody. To, że wiemy, gdzie rozchodzą się zarobione pieniądze, daje poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa, a dzięki temu możemy planować obecne i przyszłe wydatki bez obaw i niepewności.

Spisywanie wydatków

Zanim zaczniemy planować wydatki, warto poznać swoje dotychczasowe nawyki zakupowe. Najlepiej zacząć od systematycznego spisywania dokonywanych wydatków.

Przez 1-2 miesiące zbierajmy paragony i rachunki w sklepach oraz zapisujmy je (na kartce, w komputerze, w telefonie) – uwzględniajmy przy tym także stałe wydatki jak czynsz, energia elektryczna, telefon itd.

Opisywanie wydatków

Każdy wydatek opisujmy tak, aby uzyskać użyteczne i pełne informacje – najlepiej według poniższych kryteriów:

  • Data transakcji – dzięki przypisaniu wydatków do określonego dnia możemy zaobserwować, jak rozkładają się one w czasie i ile codziennie wydajemy pieniędzy.
  • Kwota – można ją zaokrąglić, zależy to od Twoich preferencji.
  • Miejsce wydatku – chodzi tu o nazywanie miejsc, w których wydajesz pieniądze (np. Sklep 1, Sklep obuwniczy, Poczta itd.). Nie trzeba tworzyć odrębnych określeń dla każdego „kontrahenta”; jeśli jednorazowo robimy gdzieś zakupy, można opisowo nazwać konkretne miejsce. To kryterium pomoże nam sprawdzić np., w jakim sklepie kupujemy i wydajemy najwięcej, i zoptymalizować nasze wydatki pod tym kątem.
  • Kategoria wydatku – tutaj przypisujemy wydatek do określonej kategorii np. jedzenie, mieszkanie, opłaty itd. W kolejnej sekcji znajdziesz więcej wskazówek odnośnie tego, jak stworzyć taką klasyfikację.

Częstotliwość spisywania wydatków

Jak często notować wydatki? Można to robić codziennie, raz w tygodniu lub raz w miesiącu – wszystko zależy tu od Ciebie, jednak każda z powyższych opcji ma swoje zalety i wady.

Spisywanie wydatków każdego dnia jest najłatwiejsze, ponieważ na bieżąco mamy wgląd w stan naszego portfela, wymaga jednak dużej motywacji i samozaparcia, może się bowiem zdarzyć, że będziemy zmęczeni, wyjedziemy na urlop czy spotkamy się ze znajomymi i zapomnimy o zanotowaniu wydatku.

Zapisywanie co tydzień lub co miesiąc wydaje się wygodniejsze, jednak należy przez ten czas zbierać paragony, a potem posegregować je i zanotować wydatki, a to przy kilkunastu czy kilkudziesięciu rachunkach może być dla niektórych osób zniechęcające.

Nie ma jednego sposobu czy rady, wszystko zależy od Twojego nastawienia i stylu życia. Warto zatem eksperymentować i na bazie własnego doświadczenia określić, jaka częstotliwość spisywania wydatków jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia.

Pomocne w spisywaniu wydatków są także aplikacje mobilne, dzięki którym można na bieżąco wpisać wartość paragonu do telefonu i kontrolować nasze finanse (tym tematem zajmiemy się w kolejnych artykułach).

Podsumowując, jeśli uważasz, że poradzisz sobie z codziennym spisywaniem wydatków, zacznij to robić każdego dnia, jeśli jednak po miesiącu/dwóch nie przyniesie to rezultatu, spróbuj co tydzień.

Kategorie wydatków

Problem kategorii wydatków, podobnie jak częstotliwość spisywania paragonów, nie ma jednego najlepszego rozwiązania. Nie istnieje odgórna klasyfikacja, ponieważ wydatki można dzielić w różny sposób. Wszystko zależy tu od tego, na co przeznaczamy pieniądze i jak szczegółowo chcemy poznać nasze złe i dobre nawyki finansowe.

Jeśli uważamy, że za dużo wydajemy na jedzenie poza domem, stwórzmy taką kategorię i do niej przypisujmy te wydatki, które wiążą się np. z wizytami w kawiarni, restauracji itd. Jeśli chcemy kontrolować wydatki na paliwo, ubrania czy inne przyjemności, warto zapisywać je w odrębnych kategoriach.

Tworzenie kategorii wydatków, podobnie jak i samego budżetu, nie jest sprawą łatwą, jednak warto kierować się przy tym poniższymi zasadami:

  • Prostota – stworzone przez nas kategorie wydatków powinny być w miarę możliwości proste i jasne. Zbyt duża liczba kategorii i podkategorii wprowadza niepotrzebny zamęt i może utrudnić przypisywanie do nich odpowiednich wydatków. Z drugiej jednak strony zbyt ogólne kategorie również nie są najlepszym pomysłem, ponieważ utrudniają one późniejszą analizę poniesionych kosztów. Warto znaleźć tu złoty środek i samemu opracować odpowiedni szablon listy wydatków.
  • Uczciwość – notowanie wydatków powinno być rzetelne. Nie mamy tu na myśli skrupulatnego notowania każdego grosza, jednak powinieneś uczciwie przyznać się przed sobą do każdego wydatku i zanotować go. Tylko dzięki temu Twój budżet będzie pełny, a Ty skorzystasz z informacji, które ze sobą niesie.
  • Indywidualność – nie oszukujmy się: nie ma jednego sposobu spisywania wydatków i tworzenia budżetu. Każdy z nas posiada inną sytuację finansową, inną strukturę wydatków i nawyki zakupowe, dlatego każdą metodę warto dopasować do swoich potrzeb. Jeśli tworzymy listę wydatków, niech będą to takie kategorie, w których naprawdę wydajemy pieniądze, np. jeśli jeździmy do pracy samochodem, a tylko sporadycznie korzystamy z komunikacji miejskiej, nie twórzmy odrębnej kategorii na bilety, lecz wpisujmy te koszty do kategorii Inne.

Poniżej przedstawiamy różne podejścia do kategoryzowania wydatków, z którymi możesz się spotkać:

  • Kategorie według bloga Jak oszczędzać pieniądze – Michał Szafrański, autor tego popularnego bloga finansowego, proponuje osobom, które dopiero rozpoczynają spisywanie wydatków i tworzenie budżetu, kilka podstawowych, ogólnych kategorii wydatków (link do artykułu):
    • Jedzenie
    • Mieszkanie (np. kredyt, czynsz)
    • Inne opłaty i rachunki
    • Zdrowie, higiena i chemia
    • Ubranie
    • Relaks (np. kino, teatr, książki, hobby)
    • Transport (np. bilety, paliwo)
    • Inne wydatki
  • Kategorie według aplikacji Kontomierz – Kontomierz to aplikacja webowa (dostępna przez stronę www) służąca do zarządzania finansami. Przykładowe kategorie wydatków to:
    • Zakupy (tutaj np. podkategorie: spożywcze, chemia, gazety i czasopisma, odzież i obuwie)
    • Mieszkanie, dom i ogród (np. kredyt hipoteczny, remont i rozbudowa, meble sprzęt i wyposażenie)
    • Podatki
    • Osobiste (np. kosmetyki i higiena osobista, włosy, sport)
    • Rozrywka (restauracje, puby, kluby; filmy, gry, płyty)
  • Kategorie według mNawigacji Finansowej mBanku – w systemie transakcyjnym mBanku transakcje są automatycznie przypisywane do określonych kategorii (użytkownik może jednak ręcznie je zmienić). Mogą to być na przykład:
    • Codzienne wydatki (tu np. żywność i chemia domowa, jedzenie poza domem)
    • Auto i transport (np. paliwo, parking i opłaty, serwis i części)
    • Płatności (np. czynsz i wynajem, gaz, ogrzewanie, opłaty i odsetki, podatki)
    • Dzieci (np. przedszkole i opiekunka, szkoła i wyprawka, art. dziecięce i zabawki)
    • Osobiste (np. edukacja, elektronika, odzież i obuwie, prezenty i wsparcie)
  • Kategorie według Marcina Iwucia – w swojej książce Jak zadbać o własne finanse? Marcin Iwuć dzieli wydatki na cztery duże grupy pod kątem ważności. Są to:
    • Najważniejsze potrzeby (np. jedzenie i picie, czynsz za mieszkanie, koszty leczenia i leki, higiena, kosmetyki, fryzjer, wydatki na szkołę i przedszkole)
    • Raty, składki i podatki (tu np. rata kredytu hipotecznego, składka na ubezpieczenie OC, ubezpieczenie mieszkania)
    • Ważne wydatki i konieczne oszczędności (np. kwota na drobne przyjemności, wpłata na fundusz bezpieczeństwa; hobby, kino, teatr; rezerwa na święta)
    • Największy dług, przyjemności i lokowanie nadwyżek (rezerwa na dodatkową ratę kredytu hipotecznego, rozrywka i przyjemności, lokowanie nadwyżek, pomoc innym oraz dowolne zakupy)
  • Propozycja serwisu Najlepszelokaty.pl: – poniższe kategorie wydatków okazały się dla nas najbardziej odpowiednie:
    • Żywność i napoje (tu np. zakupy spożywcze, alkohol, napoje, jedzenie na mieście)
    • Kredyty
    • Mieszkanie i opłaty (np. czynsz, energia, ogrzewanie, woda, telefon, podatki)
    • Transport i komunikacja (np. paliwo, komunikacja miejska, akcesoria samochodowe, ubezpieczenie OC/AC)
    • Chemia domowa
    • Zdrowie i uroda (np. leki, wizyty u lekarza, kosmetyki, fryzjer)
    • Hobby i rozrywka (np. kino, teatr, wyjścia ze znajomymi)
    • Urlop i wyjazdy (np. rezerwa na wakacje, wyjazdy weekendowe)
    • Osobiste (ubrania i obuwie, prezenty dla bliskich)
    • Inne

Nie ma jednej dobrej metody kategoryzowania wydatków. Powyższe klasyfikacje to jedynie przykłady. Zachęcamy Cię do rozważenia zindywidualizowanego (lub rodzinnego) podejścia do tego tematu i wprowadzania ewentualnych korekt w miarę postępów w notowaniu i kategoryzowaniu wydatków 🙂

Podsumowanie

Spisywanie wydatków i przyporządkowywanie ich do odpowiednich kategorii to pierwszy krok do odpowiedzialnego zarządzania własnymi finansami. Zawsze dobrze jest wiedzieć, gdzie rozchodzą się nasze pieniądze i w razie potrzeby ograniczyć nadmierne, niepotrzebne wydatki. Klasyfikowanie konkretnych kwot do odpowiednich kategorii pozwala również poznać nasze dobre i złe nawyki finansowe oraz rozsądnie planować następne wydatki. Każdy powinien (przynajmniej przez jakiś czas) w ten sposób kontrolować stan swojego portfela i choć początki mogą być trudne, to z czasem regularne notowanie wydatków stanie się intuicyjne i proste.

Plan cyklu artykułów o budżecie domowym

Jeżeli artykuł Cię zainteresował, podziel się nim z innymi:
Facebook:
Google:
Twitter: